પહોંચ › પહોંચ કે ઇન્વૉઇસ
પહોંચ અને ઇન્વૉઇસ: શું ફરક છે?
ઇન્વૉઇસ પૈસા માંગે છે. પહોંચ કહે છે કે પૈસા આવી ગયા. મોટા ભાગના વેચાણમાં બંને જોઈએ, જોકે ત્યાં જ પૈસા ભરાતી દુકાનમાં બંને ઘણી વાર એક જ કેશ મેમોમાં સાથે આવે છે.
એક નજરમાં ફરક
| ઇન્વૉઇસ | પહોંચ | |
|---|---|---|
| તે શું કહે છે | "આ માલ કે સર્વિસ માટે તમારે મને આટલા આપવાના છે" | "મને તમારી પાસેથી આટલા મળ્યા છે" |
| ક્યારે અપાય | માલ ડિલિવર થાય કે સર્વિસ પૂરી થાય ત્યારે | પૈસા મળે ત્યારે |
| GST | ટેક્સ ઇન્વૉઇસ મુખ્ય GST ડોક્યુમેન્ટ છે; તે રિટર્નમાં જાય છે | GST નહીં, સિવાય કે એડવાન્સ માટે રિસીપ્ટ વાઉચર |
| આઇટમ, HSN, ટેક્સ | હા | ના; ફક્ત રકમ અને કેવી રીતે ભરી તે |
| પુરાવા તરીકે કોણ રાખે | બંને; ખરીદનાર ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ માટે વાપરે | પૈસા આપનાર, પેમેન્ટના પુરાવા તરીકે |
| નંબર સિરીઝ | ઇન્વૉઇસ સિરીઝ (INV/…) | પોતાની સિરીઝ (RCT/…) |
એક ઇન્વૉઇસ, અનેક પહોંચ
એક ટેલરિંગ યુનિટ 1 Oct 2026 ના રોજ એક સ્કૂલને યુનિફોર્મ માટે ₹1,20,000 નું INV/26-27/031 બિલ આપે છે. સ્કૂલ ત્રણ ભાગમાં ભરે છે:
| તારીખ | પહોંચ | કેવી રીતે | રકમ | બાકી |
|---|---|---|---|---|
| 10 Oct 2026 | RCT/26-27/021 | ચેક | ₹50,000 | ₹70,000 |
| 25 Oct 2026 | RCT/26-27/024 | બેંક ટ્રાન્સફર | ₹40,000 | ₹30,000 |
| 4 Nov 2026 | RCT/26-27/029 | UPI | ₹30,000 | કંઈ નહીં |
દરેક પહોંચમાં "કયા બિલ સામે" માં એ જ ઇન્વૉઇસ છે અને હજી બાકી રકમ દેખાય છે. કોઈએ પૂછવું નથી પડતું કે "હજી કેટલું બાકી છે?"
એક પહોંચ, અનેક ઇન્વૉઇસ
નિયમિત ખરીદનાર એક સાથે અનેક બિલ ભરી શકે. "કયા બિલ સામે" માં બધા નંબર લખો, જેમ કે INV/26-27/014, 015, 018, જેથી તમારા ચોપડામાં પેમેન્ટ દરેક બિલ સાથે મેળવી શકાય.
જ્યારે પહોંચ પહેલાં આવે
સપ્લાય પહેલાં પૈસા આવે તો પહોંચ એડવાન્સની પહોંચ છે. GST હેઠળ રજિસ્ટર્ડ બિઝનેસ તેના માટે રિસીપ્ટ વાઉચર આપે છે, અને સપ્લાય વખતે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ આવે છે. GST હેઠળ એડવાન્સની પહોંચ જુઓ.
જ્યારે એક જ કાગળ બંને કામ કરે
દુકાનના કાઉન્ટર પર જ્યાં ગ્રાહક તરત ભરે છે, ત્યાં PAID લખેલો કેશ મેમો બિલ અને પહોંચ બંનેનું કામ કરે છે. કેશ મેમો મેકર તેને થર્મલ રોલ પર છાપે છે. GST રજિસ્ટર્ડ બિઝનેસ તો પણ ઇન્વૉઇસ મેકર થી ટેક્સ ઇન્વૉઇસ આપે છે, અને ત્યાં તેને પેમેન્ટ આવી ગયું કરી શકે છે.
સામાન્ય ભૂલો
- કેશમાં પેમેન્ટ હોય ત્યારે ફક્ત ઇન્વૉઇસ આપવું અને પહોંચ નહીં: પૈસા આપનાર પાસે કોઈ પુરાવો નથી.
- ઇન્વૉઇસ નંબરને પહોંચ નંબર તરીકે વાપરવો.
- ચેક ક્લિયર થાય તે પહેલાં ઇન્વૉઇસ પર "received" લખવું.
- થોડા પેમેન્ટની પહોંચ પર બાકી રકમ ન લખવી, એટલે પછીનો વિવાદ કાગળને બદલે યાદશક્તિ પર ચાલે.
મેકરમાં કેવી રીતે
ઇન્વૉઇસ મેકર માં બિલ બનાવો અને તેનો નંબર નોંધો. પૈસા આવે ત્યારે આ મેકર ખોલો, "પેમેન્ટ મળ્યું" પસંદ કરો, પૈસા આપનાર (સેવ કરેલા ગ્રાહક સૂચન તરીકે આવે છે), રકમ, કેવી રીતે ભર્યા અને "કયા બિલ સામે" માં ઇન્વૉઇસ નંબર લખો. સેવ કરો, પછી પ્રિન્ટ / PDF કે શેર કરો. પહોંચ સેવ કરેલાં પહોંચ માં જાય છે, અને બંને ડોક્યુમેન્ટ એક જ ડેટા હોમમાં રહે છે, એટલે મારો ડેટા ની એક બેકઅપ ફાઇલમાં બંને સાથે રહે છે.